Le Warehouse Management System est devenu un outil incontournable pour assurer l’efficacité d’un entrepôt logistique. En plus de choisir le produit en tant que tel, une entreprise qui souhaite se lancer dans cette implantation doit impérativement respecter quelques principes clés, afin de garantir le succès de son projet.
- Analyser l’organisation existante – Avec un tel projet, il est absolument nécessaire d’avoir une vision globale des flux. Cette première étape consiste à remettre à plat toute l’organisation actuelle ; en retirer les points forts mais aussi les points faibles, afin de pouvoir les améliorer. Rien de mieux pour comprendre le fonctionnement que d’aller sur le terrain pour observer et communiquer avec les utilisateurs finaux [voir notre article sur le Gemba walk]. Ne pas oublier d’analyser les flux des services annexes qui impactent directement l’activité de l’entrepôt. Le WMS ne réglera pas les problèmes organisationnels, au contraire il risque d’en être le révélateur.
- Rédiger un cahier des charges – Sauf dans de rares cas de simplicité, le cahier des charges est un outil à ne pas négliger. Plus les flux et l’organisation sont compliqués, et/ou sujets à des cas particuliers, plus la rédaction d’un cahier des charges est indispensable. Une fois que les flux sont connus et maîtrisés, l’équipe projet est capable de définir les besoins futurs et le périmètre de travail. Le cahier des charges fonctionnel devient le fil conducteur du projet.
- Créer une équipe projet – L’équipe projet doit être constituée d’un chef de projet, qui aura pour mission l’implantation du WMS de l’analyse à la mise en place ; de keys users, qui seront en charge d’un ou plusieurs flux – ils font généralement partie des utilisateurs finaux ; un expert technique du produit WMS qui saura aiguiller les décisions pour rester dans le standard du produit, afin d’éviter des coûts de développement importants, dans un contexte où le budget global du projet est souvent déjà alloué.
- Accompagner le changement – Quand tout l’univers de travail est modifié du jour au lendemain, cela peut être très perturbant pour les équipes. Il est donc primordial de les informer, de les faire participer aux tests, de les former en plusieurs étapes. Il s’agit avant tout d’un projet pour eux, de leur projet, pour faciliter leur travail au quotidien. Maintenir un engouement en communiquant en toute transparence sur l’avancement du projet, est le meilleur moyen d’accompagner les utilisateurs finaux vers le changement.
Le projet WMS est un projet à part entière, c’est un projet transverse, un projet d’entreprise. Il ne concerne pas que l’équipe logistique, mais l’ensemble des services tels que les approvisionnements, la production, le service client, le transport, ou encore la comptabilité. Il faut pouvoir y consacrer du temps et le budget nécessaire.
LE TIPS GH
Attention à ne pas brûler les étapes ! Il faut se rappeler d’où on part. Dans le cas d’une première implantation, passer au zéro papier peut être brutal et un peu utopique. Il faut savoir prioriser les améliorations “étapes par étapes”, dans une logique d’amélioration continue, et surtout être conscient que l’implantation n’est pas la finalité. Le WMS, comme l’ERP est un outil de travail qu’il faut adapter aux évolutions de l’entreprise pour maintenir la performance globale.
